Deník jízd se nevypisuje poslední den v měsíci

Měsíční záznamy v jízdním deníku se často doplňují zpětně z toho, co se ještě najde. Pomůže kalendář, výpis z platební karty a účtenky z čerpacích stanic, které zůstaly v přihrádce. Stav tachometru se opíše z poslední faktury za servis a chybějící kilometry se rozdělí mezi dny, kdy „asi někam jel“. U účelu jízdy se nejčastěji objevuje jedno slovo: služebně.

Účetní to nemá jak ověřit. Zapíše čísla do tabulky, zkontroluje, zda sedí součet, a za měsíc to celé zopakuje. Nikdo přitom nechtěl nic zatajit, jen si člověk po třech týdnech prostě nepamatuje, jestli byl ve středu v Trnavě nebo v Senci.

Zatímco se jízdní deník vedl hlavně kvůli pořádku, dodatečně doplněný měsíc byl sice nepříjemný, ale ne kritický. Od 1. ledna 2026 však ve Slovensku platí nové přechodné ustanovení zákona o DPH, § 85n, a to prozatím do 30. června 2028. Pokud firma používá osobní automobil jak pro podnikání, tak i soukromě, odečte si DPH pouze ve výši 50 %. To platí pro vozidla zakoupená od začátku roku 2026, pro dlouhodobý pronájem i pro to, co vozidlo spotřebuje: pohonné hmoty, servis či pneumatiky. U těchto nákladů již nezáleží na tom, kdy firma vozidlo zakoupila.

Plný odpočet zůstává u vozidel, která slouží výlučně k podnikání. Společnost to však musí prokázat podrobnými záznamy v elektronické podobě, vedenými pro každé vozidlo zvlášť. Používání vozidla k podnikání musí navíc nahlásit finančnímu úřadu na formuláři finanční správy.

Zákon v § 85n odst. 6 uvádí, co tyto záznamy zejména obsahují:

• Auto: VIN, registrační číslo, název a typ vozidla.
• Tachometr: stav ke dni, kdy začnete vést záznamy, na konci každého zdaňovacího období a ke dni, kdy je ukončíte.
• Každá jízda: pořadové číslo, jméno řidiče, datum a čas začátku i konce, účel jízdy, místo začátku a konce, ujeté kilometry a stav tachometru před jízdou a po ní.
• Náklady: zboží a služby související s provozem vozidla, každá položka se specifikací, cenou bez DPH a datem.

Pozornost si zaslouží také odstavec 7. Na výzvu daňového úřadu musíte záznamy zpřístupnit elektronickými prostředky, a to ve lhůtě, kterou úřad stanoví. Sešit z přihrádky v takovém případě nestačí, stejně jako tabulka, kterou někdo doplňuje večer před uplynutím lhůty.

Zákon nestanoví, v kterou hodinu je třeba jízdu zaznamenat. Záznamy se však při kontrole neposuzují izolovaně. Ujeté kilometry lze porovnat s účtenkami z čerpacích stanic, se skutečnou délkou trasy na mapě, s docházkou i s pracovním kalendářem.

Měsíc sestavený z paměti se přitom pozná snadno. Každý den stejný počet kilometrů. Při každé jízdě stejný účel. Tachometr, který mezi koncem jednoho měsíce a začátkem dalšího poskočí o pár set kilometrů, a nikdo neví proč. Nebo tankování v Žilině v den, kdy podle záznamů auto celý den parkovalo před kanceláří v Bratislavě.

Většinou za tím není podvod, ale pouhá zapomnětlivost. Při kontrole se však omyl těžko odlišuje od neprokázané jízdy a ten, kdo vede záznamy průběžně, nemusí nic vysvětlovat.

Největší rozdíl spočívá v čase zápisu. Zápis jízdy na parkovišti ihned po příjezdu zabere minutu. Stejná jízda, kterou doplníte o tři týdny později, zabere deset minut a ani tak není jistá. Proto je dobré, aby měl řidič knihu jízd po ruce tam, kde jízda končí, tedy v telefonu, nikoli v počítači v kanceláři.

Pomáhá i konkrétní účel. „Schůzka s klientem, Nitra“ řekne kontrole více než „služebně“ a nikoho to nestojí více času. A účtenku z čerpací stanice je lepší vyfotit hned u pokladny, než zmizí v přihrádce mezi parkovacími lístky.

Modul webDrive přenáší knihu jízd z přihrádky a tabulek do aplikace v mobilu i v počítači. Řidič zaznamená jízdu do jednoho formuláře hned po návratu: vozidlo, účel, trasu a stav tachometru. Uložené trasy a nejčastěji navštěvovaná místa má po ruce, takže záznam netrvá déle než zaparkování. Pokud vozidla sledujete přes GPS, jízdy lze načítat přímo odtud, s časy a trasami tak, jak skutečně proběhly.

Tankování a další výdaje se evidují s přiloženým dokladem, takže údaje o ujetých kilometrech a účtenkách jsou v pořádku již v průběhu měsíce, nikoli až při uzávěrce. Soukromé jízdy se evidují odděleně. Účetní si jízdy vyfiltruje podle řidiče, vozidla nebo období a exportuje je do formátu PDF nebo Excelu, pokud o to požádá finanční úřad. Jízdy z knihy jízd lze přenést i do cestovního příkazu, takže obchodní zástupce nemusí stejnou cestu zapisovat dvakrát.

Co vše musí elektronická kniha jízd obsahovat a jak webDrive splňuje podmínky novely, najdete na stránce kniha jízd.