Co všechno prozradí kniha návštěv na vrátnici
„Dobrý den, zapište se sem, prosím.“ Vrátný otočí knihu, podá pero na šňůrce a návštěvník začne zapisovat jméno, firmu, číslo občanského průkazu a čas příchodu. Přitom má před sebou celou stránku: kdo byl ráno u ředitele, z jaké firmy přišel servisák a v kolik odešla konkurence.
Jedna stránka, deset cizích jmen
Podívejme se na tuto stránku očima návštěvníka. Ráno v osm přišel technik od dodavatele vzduchotechniky. V půl desáté obchodník z konkurenční firmy na schůzku s nákupním oddělením. Poté dva lidé z banky za finančním ředitelem a uchazečka o místo v účetnictví, která ještě neřekla svému současnému šéfovi, že odchází.
Nikdo z nich nechtěl, aby se o tom dozvěděl další návštěvník. A přitom stačí počkat tři minuty u pultu, než vrátný zavolá na recepci, a člověk s dobrou pamětí odchází s docela slušným přehledem o tom, co se ve firmě právě děje.
Papír, který nikdo nehlídá
Ochrana osobních údajů se často spojuje se servery a hesly. Kniha návštěv je však také evidencí osobních údajů, pouze v papírové podobě. GDPR od ní vyžaduje totéž, co od softwaru: shromažďovat pouze to, co je skutečně nezbytné (článek 5 odst. 1 písm. c), a chránit údaje před neoprávněným přístupem (článek 5 odst. 1 písm. f).
Otevřená kniha na pultu tuto podmínku těžko splní. Čte ji každý, kdo se zapisuje, a někdy i kurýr, který jen přináší balík. Plné knihy pak léta leží v zásuvce nebo v krabici v archivu a nikdo přesně neví, kdy je třeba je skartovat.
Některé firmy to řeší samostatným lístkem pro každého hosta nebo přelepovacím štítkem přes starší záznamy. To sice pomůže, ale vrátný má více práce a evidence se rozpadne na hromadu papírků.
Rukopis, který nikdo nepřečte
Druhý problém zná každý, kdo někdy hledal v knize konkrétní návštěvu. Jména jsou zapsána tak, jak se hostovi zrovna zachtělo, firma jednou s „s. r. o.“, jindy zkratkou. Čas odchodu často chybí, protože host odešel jiným východem nebo se vrátný právě věnoval nákladnímu vozu u brány.
Když pak přijde otázka „byl tu minulý měsíc někdo z té firmy?“, někdo listuje v záznamech celé odpoledne. A výsledek stejně není jistý.
Zazněl alarm a kniha zůstala na pultu
Nejzávažnější slabiny knihy se projeví v situaci, na kterou nikdo nemyslí. Spustí se požární poplach, zaměstnanci odcházejí na shromaždiště a vedoucí počítají své lidi. Hosté však nepatří do žádného týmu. Kdo z nich ještě sedí v zasedací místnosti ve třetím patře a kdo odešel před hodinou bez záznamu?
Odpověď je v knize, která obvykle zůstala na pultu ve vestibulu. I kdyby si ji vrátný při odchodu vzal, chybějící časy odchodů z ní udělají spíše odhad než seznam.
Malý test na nejbližší cvičení. Při cvičném poplachu požádejte recepci o seznam hostů, kteří se právě nacházejí v budově. Změřte, jak dlouho to trvá a zda seznam odpovídá skutečnosti.
Co se změní, když kniha zmizí z pultu
Digitální evidence řeší ty samé věci, jen jiným způsobem. Návštěvník vidí pouze svůj vlastní formulář, nikoli záznamy lidí před ním. Údaje nemusí vypisovat ručně, systém je často zná již z pozvánky nebo je načte z dokladu. Příchody i odchody mají přesný čas a seznam osob v budově je k dispozici okamžitě, nikoli až po listování.
K záznamům mají přístup pouze osoby, kterým to povolíte. A vyhledání návštěvy z minulého měsíce trvá jen pár sekund namísto celého odpoledne s knihou na kolenou.
Digitální evidence sama o sobě ještě neznamená soulad s GDPR. I v tomto případě je třeba určit, jaké údaje od hostů skutečně potřebujete, jak dlouho je budete uchovávat a kdo k nim bude mít přístup. Zvláštní opatrnost je na místě zejména u dokladů totožnosti: zaznamenávejte pouze to, co pro účel návštěvy skutečně potřebujete. Podrobnosti si ověřte u pověřence pro ochranu osobních údajů.
Jak přejít z papíru bez chaosu na vrátnici
Změnu jako první pocítí vrátný, proto ho zapojte hned na začátku. Ukažte mu, jak vypadá odbavení hosta na obrazovce, a nechte ho to vyzkoušet, dokud je ještě kniha po ruce. První týdny mohou oba způsoby fungovat souběžně.
Naučte kolegy, kteří zvou návštěvy, aby rozesílali pozvánky s předstihem. Čím více hostů přijde již zaregistrovaných, tím kratší bude fronta u pultu a tím dříve vrátný uvěří, že mu nový systém usnadňuje práci. A na konci nezapomeňte starou knihu uložit a po uplynutí lhůty, kterou jste si stanovili, ji také zlikvidovat.
webLuxDoor
Jak to řeší webBox
Návštěvní systém webLuxDoor nahrazuje knihu návštěv na vrátnici digitální evidencí. Zaměstnanec zašle hostovi pozvánku s termínem, místem a QR kódem. Při příchodu se host přihlásí pomocí kódu z pozvánky a v areálu se závorou se mu může závora otevřít automaticky. Kdo pozvánku nemá, toho vrátný odbaví pomocí čtečky dokladů, která načte údaje bez přepisování.
Návštěvník si na obrazovce přečte poučení o BOZP, souhlas se zpracováním údajů nebo smlouvu o mlčenlivosti (NDA) a podepíše je přímo na podpisové podložce. Recepce mu vytiskne jmenovku a vydá dočasnou přístupovou kartu. V systému pak vidíte, kdo se právě nachází v budově, v případě poplachu máte okamžitě k dispozici seznam přítomných osob a návštěvu v archivu najdete podle příjmení. Kdo má přístup k záznamům a kdo schvaluje návštěvy, určují role.
Čtečku dokladů, podpisovou podložku i kameru pro snímání registračních značek vozidel najdete v přehledu hardwaru.
Zaujal vás článek?
Projdeme vaše procesy a ukážeme vám, jak by to fungovalo právě ve vaší firmě.