5 signálov, že vám dochádzka „uteká“ (a ako to zistiť z dát)

Na nič z toho, o čom píšeme nižšie, nepotrebujete špeciálny softvér. Stačí export príchodov a odchodov za dva až tri mesiace, ideálne s časom na sekundy, označením terminálu a informáciou, či záznam zapísal terminál, alebo ho niekto doplnil ručne. Ak máte aj prístupový systém, pridajte k tomu jeho udalosti za rovnaké obdobie.

Jeden mesiac je málo. Náhoda vyzerá ako vzorec, kým nevidíte, či sa opakuje aj ďalšie týždne. Za tri mesiace sa náhodné odchýlky stratia a ostane to, čo sa deje pravidelne.

Prvý signál je paradoxne príliš dokonalá dochádzka. Zamestnanec prichádza každý deň presne o 7:00 a odchádza presne o 15:30, týždeň za týždňom, bez jedinej minúty odchýlky. Skutoční ľudia takí nie sú. Raz ich zdrží kolóna, inokedy prídu skôr, lebo ich niekto odviezol. V záznamoch z terminálu sa časy prirodzene rozptyľujú o pár minút na obe strany.

Okrúhle a stále rovnaké časy takmer vždy znamenajú, že záznam nevznikol pri termináli. Niekto ho dopísal dodatočne, do papierového hárku, do Excelu alebo ručnou opravou v systéme. Typicky to vidno v oddeleniach, kde sa dochádzka na konci mesiaca „dorovnáva“ podľa toho, ako to asi bolo.

Čo s tým? Vo výpise si odfiltrujte ručne upravené záznamy a pozrite sa, u koho a v ktorých oddeleniach ich je najviac. Často nejde o podvod, ale o pokazený terminál, nešikovne umiestnený snímač alebo ľudí, ktorí jednoducho nemajú kde pípnuť. To je vlastne dobrá správa, pretože sa to dá opraviť rýchlo.

Na termináli pri vchode sa zapíše jedna karta a o štyri sekundy neskôr druhá. Samo osebe na tom nie je nič zvláštne, ľudia chodia do práce aj spolu. Podozrivé to začne byť, keď sa tá istá dvojica kariet objavuje v sekundových odstupoch opakovane, vždy v rovnakom poradí, a hlavne v dňoch, keď druhý z nich inak chodí neskoro.

Toto je najtypickejšia stopa pípania za kolegu. Jeden človek drží v ruke dve karty, priloží ich hneď po sebe a ide ďalej. Prečo to ľudia robia a koľko to firmu stojí, sme rozpísali v článku Pípnem za teba.

Čo s tým? Zoraďte záznamy z každého terminálu podľa času a hľadajte dvojice kariet, medzi ktorými uplynulo menej ako desať sekúnd. Potom spočítajte, ktoré dvojice sa opakujú. Jedna zhoda je náhoda. Pätnásť zhôd za mesiac je už zvyk.

Veľa firiem má internú toleranciu príchodu, napríklad päť minút. Kto príde do 7:05, má príchod v poriadku. Keď si však príchody zobrazíte v grafe po minútach, uvidíte zaujímavú vec: o 7:04 ich je výrazne viac než o 7:03 aj o 7:06. Ľudia nechodia náhodne, chodia tak, aby to akurát stihli.

To ešte nie je podvod, je to celkom racionálne správanie. Signálom sa stáva vtedy, keď sa práve v tomto okne hromadia ručné opravy typu „zabudol som pípnuť, bol som tu od siedmej“. Alebo keď sa tesne pred hranicou objavujú karty, ktorých majitelia inak chodia o dvadsať minút neskôr.

Čo s tým? Sledujte dve veci zvlášť. Rozloženie príchodov okolo hranice tolerancie vám povie, či ju ľudia nezačali brať ako nový začiatok zmeny. Ručné opravy v tom istom okne zase prezradia, kde si niekto čas dopisuje.

Mesačný prehľad ukáže človeka s dvadsiatimi hodinami nadčasov. Vedúci zmeny si na žiadne nadčasy nespomína, výroba v tých dňoch neodovzdala nič navyše a zákazka bola hotová podľa plánu.

Takéto nadčasy vznikajú najčastejšie z neskorých odchodov. Niekto po zmene ešte posedí v šatni, dopije kávu s kolegami alebo čaká na odvoz a odchod pípne o pol hodiny neskôr. Systém, ktorý len počíta rozdiel medzi príchodom a odchodom, z toho poslušne vyrobí nadčas. V horšom prípade odchod pípne kolega, ktorý ide domov neskôr.

Čo s tým? Porovnajte vykázané nadčasy s tými, ktoré niekto naozaj nariadil alebo schválil. Rozdiel medzi týmito dvoma číslami je presne miesto, kam sa oplatí pozrieť. A dohodnite sa na jasnom pravidle: čas po skončení zmeny sa ráta ako nadčas, len keď ho vedúci vopred nariadil alebo dodatočne schválil.

Najsilnejší signál dostanete, keď vedľa seba položíte dochádzku a prístupový systém. Dochádzka tvrdí, že zamestnanec prišiel o 6:58. Turniket pri bráne ho však zaznamenal až o 7:22. Alebo opačne: podľa dochádzky bol celý deň v práci, no do haly, kde pracuje, za celý deň ani raz neprešiel.

Takéto rozdiely vznikajú tam, kde sú dochádzka a prístupy dva oddelené svety. Každý má vlastné karty, vlastné terminály a často aj vlastného správcu. Dochádzkový terminál visí na chodbe, ku ktorej sa dá prejsť aj bez turniketu, alebo kolega pípne požičanú kartu, kým jej majiteľ ešte parkuje.

Čo s tým? Spárujte udalosti z oboch systémov podľa osoby a dňa. Hľadajte záznamy, kde dochádzka začína skôr než prvý prechod dverami, a dni, keď prechod chýba úplne. Ak sa vám to nechce robiť ručne každý mesiac, je to zároveň najlepší argument pre jeden systém, v ktorom sú dochádzka aj prístupy spolu.

Dve karty v odstupe pár sekúnd môžu patriť manželom, ktorí chodia do práce jedným autom. Neskorý odchod môže patriť človeku, ktorý naozaj dorábal zákazku. Dáta vám povedia, kde sa pozrieť a s kým sa porozprávať, nie kto je vinný.

Preto nezačínajte disciplinárkou. Pri pípaní za kolegu často stačí, že ľudia vedia, že to vidno. A ak to nepomôže, oplatí sa odstrániť samotnú príčinu, teda identifikátor, ktorý sa dá požičať.

V dochádzkovom systéme webVisitor väčšinu týchto kontrol nemusíte robiť ručne v Exceli. Výstup „originál oproti úpravám“ ukáže, ktoré záznamy niekto po zápise z terminálu zmenil, takže príchody ako podľa pravítka nájdete rýchlo. Reporty si viete nadefinovať podľa vlastných potrieb a exportovať do Excelu alebo PDF. Bežné aj nariadené nadčasy systém eviduje a vyhodnocuje zvlášť a mesačnú dochádzku schvaľuje nadriadený elektronicky, ešte pred uzávierkou miezd.

webVisitor je prepojený s prístupovým systémom webPatrol, takže dochádzku aj prístupy máte v jednom rozhraní, nie v dvoch oddelených svetoch. A najjednoduchšie je odstrániť príčinu: biometrické terminály s rozpoznávaním tváre, dlane alebo odtlačku prsta overujú človeka, nie kartu. Pípnuť za kolegu sa potom jednoducho nedá. Terminály a snímače nájdete v prehľade hardvéru.