Pípnu za tebe: kolik firmu stojí docházka za kolegu?

„Pípání za kolegu“, v zahraničí známé jako „buddy punching“, má mnoho podob. Někdo přijde pozdě a požádá o „pípnutí“ toho, kdo už je v práci. Jiný odchází dříve a kartu nechá kolegovi z pozdější směny. V některých provozech visí čipy celé směny na jednom háčku u vchodu, jinde je seznam PIN kódů nalepený přímo na boku terminálu.

Nikdo z nich nemá pocit, že dělá něco špatného. Je to drobná laskavost mezi kolegy, a právě proto se o tom nahlas nemluví. Vedoucí to často tuší, ale bez důkazů to řešit nechtějí.

Pár minut denně nezní jako problém. Zkusme to však přepočítat na modelovou firmu se 100 zaměstnanci pracujícími na směny.

Řekněme, že tímto způsobem si pravidelně pomáhá pět lidí a každý si denně „připíše“ v průměru 15 minut. Celková cena práce včetně odvodů zaměstnavatele činí 12 € za hodinu.

Pět lidí krát 15 minut je 75 minut denně. To je 15 € za den a při 250 pracovních dnech 3 750 € ročně. Za čas, který nikdo neodpracoval.

Při stejném poměru (5 % lidí, 15 minut denně, 12 € za hodinu) vypadá roční ztráta podle velikosti firmy takto:

• 50 zaměstnanců: 1 875 € ročně
• 100 zaměstnanců: 3 750 € ročně
• 300 zaměstnanců: 11 250 € ročně
• 500 zaměstnanců: 18 750 € ročně

A to jsme počítali opatrně. Ve výpočtu nejsou zahrnuty příplatky za přesčasy, které z „pozdějších odchodů“ vznikají zcela automaticky, ani hodiny, které vedoucí stráví opravováním a dohledáváním docházky.

Představte si požární poplach. Při evakuaci se vychází ze seznamu osob, které se podle systému nacházejí v budově. Pokud je na něm někdo, koho kolega ráno „pípnul“, ale on sám ještě sedí v autě, hasiči mohou hledat osobu, která v budově nikdy nebyla.

Druhou věcí je zákon. Zaměstnavatel musí vést evidenci pracovní doby a inspektorát práce při kontrole očekává, že záznamy odpovídají skutečnosti.

A pak je tu atmosféra v týmu. Lidé, kteří chodí včas, si všimnou, že někdo pravidla obchází a nic se neděje. To je demotivuje více než pár ukradených minut.

Čip, karta i PIN kód potvrzují jedinou věc: u terminálu byl použit platný identifikátor. Kdo jej držel v ruce, to už nevědí. Kartu si lze půjčit, PIN lze sdělit.

Některé firmy to řeší kamerou nad terminálem nebo namátkovými kontrolami u vchodu. Funguje to, ale někdo musí záznamy prohlížet a porovnávat. A zaměstnanci se při tom cítí spíše podezříváni než chráněni.

Biometrický identifikátor si nikdo do kapsy nestrčí. Terminál neověřuje kartu, ale přímo osobu, takže „pípání“ za kolegu v podstatě skončí v den, kdy jej zapojíte.

Výběr snímače závisí hlavně na daném prostředí. Snímač otisků prstů je osvědčenou a cenově dostupnou volbou do kanceláře nebo na recepci. Ve výrobě nebo na stavbě, kde mají lidé rukavice nebo špinavé ruce, se lépe osvědčí rozpoznávání obličeje, protože je bezkontaktní. Dlaň je také bezkontaktní a nevadí jí brýle, helma ani rouška.

Pro lidi u vchodu se nic nemění k horšímu, spíše naopak. Přiloží prst nebo se podívají do kamery a jdou dál. Nemusí v bundě hledat kartu ani si pamatovat kód.

Největší chybou je oznámit změnu e-mailem ve stylu „od pondělí biometrie“. Lidé to vyloží jako „nedůvěřujeme vám“ a odpor je na světě.

Lepší je vysvětlit, o co jde: o spravedlnost vůči těm, kteří chodí včas, a o bezpečnost při evakuaci. Terminál nejprve vyzkoušejte na jednom vchodu nebo v jedné směně a vyslechněte si, co lidem vadí. Papírování kolem GDPR si vyřiďte dříve, než čtečku pověsíte na zeď. A po několika měsících porovnejte přesčasy a pozdní příchody s obdobím před zavedením změny. Rozdíl vám přesně ukáže, kolik vás dosud stálo to pípání za kolegu.

Systém evidence docházky webVisitor má vlastní biometrické snímače obličeje, otisku prstu i dlaně. Na každé pracoviště tak můžete umístit ten, který se tam hodí: rozpoznávání obličeje do výroby, otisk prstu do kanceláře, otisk dlaně tam, kde lidé nosí přilby nebo roušky. Kdo biometrii nechce, přihlašuje se kartou, QR kódem nebo v mobilní aplikaci. Data pak putují přímo do mzdových podkladů, bez ručního přepisování.

Snímače i terminály najdete v přehledu hardwaru.